Comment réussir à s’organiser lorsque l’on est en alternance ?

ESUPCOM PARIS

École, travail, sorties… tu ne t’y retrouve plus, tu ne sais plus où donner de la tête et tu finis par ne plus être productif. Je vous le disais dans l’article l’alternance en cinq questions, trouver son rythme peut se révéler être un véritable challenge ! Cependant, en intégrant quelques habitudes dans ta routine, tu parviendra facilement à t’organiser même si tu es en alternance.

Utiliser un planning pour optimiser ton temps

Mon premier conseil pour mieux t’organiser est un des plus simples mais aussi un des plus efficaces surtout quand tu es en alternance ! Premièrement, tu dois trouver un format qui te correspond : application mobile, calendrier Excel, agenda en ligne, calendrier Outlook, calendrier papier… il y en a pour tous les goûts. Deuxièmement, marques y l’intégralité de tes RDV pro’ ou perso’, tes réunions, entretiens, sorties… Tout ce que tu as à faire doit y apparaître. Ce planning te permettra d’anticiper les choses, de poser tes rendez-vous de manière à ne pas perdre de temps et surtout à ne rien oublier (et ne rien prévoir sur un créneau où tu as déjà quelques chose de prévu ! #ÇaSentLeVécu)

organiser en alternance

Lister les tâches à faire afin de rester focaliser

Personnellement, c’est une habitude ancrée dans ma routine et qui m’aide vraiment à être plus productive et à gagner du temps dans ma journée. Je te conseille de noter quelque part l’ensemble des tâches que tu as à faire. Tu peux utiliser Trello qui est un outil de gestion de projet très pratique et accessible à tous. Pour ma part, j’ai plusieurs tableaux pour les différentes activités que j’ai à gérer (perso’, blog, pro’). Vous pouvez en créer selon vos besoins puis vous pouvez faire des listes de tâches à faire.

Une autre astuce que je peux te donner c’est de noter chaque matin les trois tâches que tu as à faire aujourd’hui. En te fixant des objectifs précis, tu ne t’éparpilles pas dans 50 choses différentes en même temps pour, au final, n’en avoir fini aucune à la fin de la journée. Pour aller encore plus loin dans ton gain en organisation, tu peux noter à côté de chaque tâche un ordre de priorité, un temps travail estimé et même te fixer une deadline.

Toujours prendre des notes pour ne rien oublier 

« Claudia m’a demandé de faire quelque chose tout à l’heure mais impossible de me souvenir de ce que c’était… », « Quelle date on avait dit pour le séminaire ? », « Quels sujets on avait dit pour la newsletter déjà ? »… Ça te rappelle des souvenirs, n’est-ce-pas ? Eh bien, j’ai une solution toute simple mais terriblement efficace pour ça !

On a tous 50 carnets inutilisés chez nous qui font presque office de décoration. Il est temps de les utiliser, prends un et ne t’en sépare jamais ! Pendant tes réunions de travail, pendant tes cours, quand tu passes un entretien : prends toujours des notes. Cela te permettra d’avoir toutes les infos dont tu as besoin à disposition. Finis les trous de mémoire et la perte de temps !

Normalement, si tu mets ces premiers conseils en place, tu parviendras déjà à mieux t’organiser (même en alternance, oui, je te jure !) !  

 

Savoir faire des pauses dans ton travail pour améliorer ta productivité

C’est bien connu : faire des pauses améliore la productivité ! Pour autant, nous savons tous à quel point il est difficile de s’accorder des pauses lorsque l’on a un milliard de choses à faire et lorsque l’on est à fond dans un projet. Et pourtant, des études menées par Cyril Couffe, docteur en Psychologie, démontrent que faire des pauses permettrait d’augmenter sa performance de 10% !

Lors de tes moments de travail, tu peux suivre la méthode des 50/10 : travailler 50 minutes sur une tâche importante puis t’accorder 10 minutes de pause. Et au quotidien, rien de plus simple, il suffit de dédié certains jours ou certains moment à une activité, une sortie, un sport, en bref à quelque chose qui te fait plaisir, qui te détends et te permets de t’aérer l’esprit. Le mieux est d’avoir au minimum un moment de détente comme cela par semaine.

pause

Se concentrer sur une tâche à la fois pour gagner du temps et limiter les erreurs

Dans la lignée du point sur la planification des tâches à faire, pour rester productif dans la réalisation de celles-ci, il faut essayer de ne pas s’éparpiller et de ne réaliser qu’une tâche à la fois. Cela te permettra d’aller beaucoup plus vite et de ne pas faire d’erreur car ton cerveau sera entièrement dédié à cette chose. C’est une habitude à prendre et parfois, il faudra te faire violence pour rester concentrer.

Un petit conseil d’organisation facile à mettre en place pour certains mais compliqué pour d’autre : il faut essayer de limiter son nombre de fenêtre ouvertes sur son ordinateur. Ne garde que celles que tu utilises et ferme toutes celles qui sont ouvertes « au cas où j’en aurais besoin ».

En suivant tous ces petits conseils, normalement, tu devrais t’en sortir et trouver un bon équilibre entre école, travail et vie perso’. Si tu connais d’autres astuces pour mieux s’organiser lorsque l’on est en alternance, n’hésites pas à les mettre en commentaire !

Floriane

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